9-veldenmodel Rummler uitleg|voorbeeld
Het 9-veldenmodel van Rummler is een model dat wordt gebruikt om op systeemniveau te verbeteren. Het model bestaat uit negen velden die verschillende niveaus van een organisatie vertegenwoordigen, waaronder Organisatie, proces en medewerker. Het wordt vaak gebruikt in combinatie met methoden zoals Lean Six Sigma om operationele efficiëntie te verbeteren en procesoptimalisatie te faciliteren. Ook performancemanagement is goed te combineren met het model.
Het 9-veldenmodel kun je gebruiken om oorzaken van een probleem weer te geven. In elk veld bekijk je wat de oorzaak is dat het veld niet goed functioneert.
De 9 velden zijn:
Organisatie en doelen (organisatiedoelen): Dit veld omvat de doelstellingen en kernwaarden van de organisatie. Het legt de basis voor alle activiteiten en processen binnen de organisatie en zorgt ervoor dat alle inspanningen gericht zijn op het bereiken van deze doelen in overeenstemming met de waarden van de organisatie.
Organisatie en Ontwerp (organisatieontwerp): Dit veld gaat over de functies binnen de organisatie, zijn alle functies juist bezet en noodzakelijk.
Organisatie en Management: Dit veld richt zich op de besturingscyclus binnen de organisatie. Wordt performance gemeten en zijn de functiedoelen vastgesteld.
Proces en doelen (procesdoelen): in dit veld wordt bepaald of de doelen van de processen zijn vastgelegd. Waarom doen we bepaalde processen en wat willen we ermee bereiken.
Proces en ontwerp (procesontwerp): Dit veld richt zich op het ontwerp van de processen. Zijn de regels, procedures en verantwoordelijkheden juist beschreven.
Proces en management (procesmanagement): Hier worden de rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie gedefinieerd en gecommuniceerd. Het zorgt ervoor dat alle medewerkers begrijpen wat er van hen wordt verwacht en hoe hun bijdrage past binnen het grotere geheel van de organisatiedoelen.
Medewerker en doelen (Functiedoelen): Dit veld richt zich op de doelen voor de medewerker. Zijn deze bekend bij de medewerkers. Zijn de bevoegdheden duidelijk?
Functie en ontwerp: Hier wordt gekeken of er voor de medewerkers procedures en en ondersteunend beleid ontwikkeld, is de opbouw van de functie logisch en is de werkomgeving gezond.
Medewerker en management: Dit veld richt zich op de zelfsturing van de medewerkers. Hebben ze voldoende middelen en instructies. Krijgen ze feedback en hebben ze de noodzakelijke kennis en kunde. Weten ze wanneer ze de doelen hebben bereikt en worden ze hiervoor beloond?
Door deze negen velden te analyseren en te optimaliseren, kan een organisatie haar prestaties verbeteren en haar doelstellingen effectiever bereiken.
Voorbeeld 9-veldenmodel Rummler
Een productiebedrijf, gespecialiseerd in de fabricage van consumentenelektronica, heeft te kampen met teruglopende winstmarges en een stijging van klantklachten. Het management besluit het 9-veldenmodel van Rummler toe te passen om de oorzaken van deze problemen te identificeren en aan te pakken.
1. Organisatie en doelen (organisatiedoelen):
- Probleem: De doelstellingen van de organisatie zijn niet duidelijk gecommuniceerd naar alle afdelingen. Hierdoor is er een gebrek aan focus en richting bij de uitvoering van werkzaamheden.
- Analyse: De kernwaarden en strategische doelstellingen van het bedrijf zijn niet goed geïntegreerd in de dagelijkse operaties.
- Oplossing: Heldere communicatie van organisatiedoelen naar alle medewerkers en het integreren van deze doelen in de dagelijkse activiteiten.
2. Organisatie en ontwerp (organisatieontwerp):
- Probleem: Er is een onduidelijke functie-indeling en sommige functies zijn overbodig terwijl andere onderbezet zijn.
- Analyse: De organisatiestructuur is verouderd en sluit niet aan bij de huidige bedrijfsbehoeften.
- Oplossing: Herstructureren van de organisatie met duidelijke functieomschrijvingen en het schrappen van overbodige functies.
3. Organisatie en management:
- Probleem: Performance management is niet consistent en er zijn geen duidelijke functiedoelen voor medewerkers.
- Analyse: Het meten van prestaties gebeurt ad hoc en niet systematisch.
- Oplossing: Implementatie van een gestructureerde performance management cyclus met regelmatige beoordelingen en vastgestelde functiedoelen.
4. Proces en doelen (procesdoelen):
- Probleem: Procesdoelen zijn niet duidelijk gedefinieerd, waardoor medewerkers niet weten wat er van hen wordt verwacht.
- Analyse: Er is geen helder beeld van wat de processen moeten opleveren.
- Oplossing: Definiëren en communiceren van duidelijke procesdoelen die bijdragen aan de organisatiedoelen.
5. Proces en ontwerp (procesontwerp):
- Probleem: Processen zijn inefficiënt en er is een gebrek aan standaardisatie.
- Analyse: Veel processen zijn gegroeid zonder dat ze zijn geoptimaliseerd of gedocumenteerd.
- Oplossing: Herontwerpen van processen met duidelijke regels, procedures en verantwoordelijkheden.
6. Proces en management (procesmanagement):
- Probleem: Rollen en verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk gedefinieerd, wat leidt tot miscommunicatie en inefficiëntie.
- Analyse: Medewerkers weten niet precies wat hun rol is binnen de processen.
- Oplossing: Duidelijk definiëren en communiceren van rollen en verantwoordelijkheden binnen de processen.
7. Medewerker en doelen (functiedoelen):
- Probleem: Medewerkers zijn zich niet bewust van hun persoonlijke doelen en hoe deze bijdragen aan de organisatiedoelen.
- Analyse: Er is een gebrek aan transparantie en communicatie over individuele doelen.
- Oplossing: Opstellen en communiceren van individuele functiedoelen die aansluiten bij de organisatiedoelen.
8. Functie en ontwerp:
- Probleem: Functies zijn niet logisch opgebouwd en er is een gebrek aan ondersteunend beleid en procedures.
- Analyse: Functieomschrijvingen en ondersteunend beleid zijn verouderd of niet aanwezig.
- Oplossing: Ontwikkelen van logische en goed gestructureerde functieomschrijvingen en ondersteunend beleid.
9. Medewerker en management:
- Probleem: Medewerkers krijgen onvoldoende middelen, instructies en feedback om hun werk effectief uit te voeren.
- Analyse: Er is een gebrek aan training, middelen en een feedbackmechanisme.
- Oplossing: Zorgen voor voldoende training, middelen en een systematisch feedbackmechanisme. Medewerkers moeten weten wanneer ze hun doelen hebben bereikt en hiervoor beloond worden.
Conclusie: Door systematisch elk van de negen velden te analyseren en te optimaliseren, kan het productiebedrijf zijn operationele efficiëntie verbeteren, de klanttevredenheid verhogen en de winstmarges herstellen. Het 9-veldenmodel van Rummler biedt een gestructureerde aanpak om de onderliggende oorzaken van de problemen te identificeren en gerichte oplossingen te implementeren.